Foreningsvedtægter

Foreningsvedtægter, Side 1 Foreningsvedtægter for “HIMALAYAN PROJECT”

§ 1. Foreningens navn er “Himalayan Project”. Foreningen stiftedes 26. november 1998. Foreningens hjemsted er Viborg Kommune.

§ 2. Foreningens formål er at yde “Non Governmental Organisation” (NGO)-bistand til projekter i Nepal, og overvejende blandt bjergfolkene i Nepals nordlige distrikter. Foreningen skal således øge uddannelses-niveauet og bedre levevilkårene blandt folk, som bor langt fra det centrale Nepal, for at øge deres muligheder for reel indflydelse på deres egne distrikter og en reel indflydelse på den Nepalesiske stat som helhed.

§ 3. Foreningen er åben for enhver, der vil yde et bidrag til foreningens drift. Enhver, som yder et økonomisk bidrag, af en hvilken som helst størrelse til foreningen, har ret til informationsmateriale om foreningens drift i et år efter bidragsydelsen. Indflydelsesgivende medlemskab kan opnås af enhver enkeltperson der er fyldt 15 år, og som udtrykker ønske om medlemskab i forbindelse med ydelse af et bidrag af en vis minimumsstørrelse, som er foreningens kontingent. Indmeldelse i foreningen sker ved indbetaling af kontingent og gælder for hele kalenderåret. Et medlem betragtes som udmeldt, når kontingentbetaling er udeblevet i et efterfølgende kalenderår. Medlemmerne hæfter ikke for foreningens forpligtelser ud over deres kontingent og frivillige indbetalinger. Følgende typer af medlemskab kan tegnes i foreningen: 3.1. Medlem (stemmeret med én stemme) 3.2. Ungdomsmedlem (under uddannelse eller med begrænset økonomi – stemmeret med én stemme) 3.3. Støttemedlem (uden stemmeret)

§ 4. Foreningen skal være åben for kontakt til andre foreninger og interessegrupper, som følger samme mål. Foreningen skal være villig til at lade andre grupper og organisationer, som igangsætter et projekt, have udstrakt selvstyre i en kortere eller længere periode omkring deres enkeltprojekt. Såfremt det i længden viser sig mere formålstjenligt at underlægge sig en større paraplyorganisation med samme mål, kan en generalforsamling lade foreningen underlægge sig denne, når blot de igangværende projekter ikke lider skade derved. Ligeledes skal foreningen også være åben for selv at agere paraplyorganisation for andre foreninger eller grupper, som vil sætte gang i, eller har gang i, lignende projekter.

§ 5. Foreningens kontingent- og regnskabsår er kalenderåret. Ordinær generalforsamling afholdes senest inden udgangen af marts måned.

§ 6. Himalayan Project ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer, som vælges på den årlige generalforsamling for 2 år ad gangen. På generalforsamlingen vælges ligeledes 2 suppleanter, som deltager i bestyrelsens møder. Bestyrelsen konstituerer sig senest 14 dage efter afholdt generalforsamling med formand, næstformand, administrator og sekretær. Bestyrelsen arbejder ulønnet.

§ 7. Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen. Bestyrelsen kan uddelegere enkeltopgaver og udvalgsopgaver til enkeltpersoner og grupper af medlemmer (se § 16). Bestyrelsen forvalter de midler, som kan indhentes fra fonds, legater, foreninger, offentlige støttemidler, interessegrupper, bidrag fra private, medlemsbidrag, medlemskontingent, overskud ved virksomhed med mere. Bestyrelsen skal ansætte en registreret revisor såfremt der opstår krav derom fra en bidragsyder eller fra generalforsamlingen. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst to-tredjedele af bestyrelsen er til stede, eller har afgivet skriftligt samtykke. Foreningsvedtægter, Side 2

§ 8. Foreningens drift 8.1. Himalayan Project tegnes af bestyrelsen, som delegerer dagligt og administrativt arbejde i foreningen til administrator. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen. Foreningen må ikke gældsættes. 8.2 Foreningens kapital skal først og fremmest sikre, at der i en rimelig lang fremtid skal være driftskapital til rådighed for de projekter, som foreningen har en forpligtelse overfor. Såfremt foreningens kapital udviser et sådant overskud, at det kan anses for sandsynligt, at foreningen kan udvide sit engagement og varetage sin forpligtelse overfor alle engagementer på én gang, da kan foreningen sætte nye projekter igang. Som hovedregel skal foreningen dog søge midler, nødvendige for etableringen af projektet udefra, og som hovedregel skal foreningens midler fungere som driftskapital eller bedre, som sikkerhed for driftskapital. 8.3. Foreningens midler skal dække nødvendige og dokumenterede omkostninger til foreningens drift, samt lønning og vederlag for ekspertbistand, som er uomtvistelig nødvendig for foreningens og dens projekters fremtid, og som ikke kan skaffes som gratis bistand for foreningen, samt honorar til konto- og driftsansvarlige i Nepal. Bestyrelsen skal overfor generalforsamlingen kunne dokumentere disse udgifters berettigelse. 8.4. Til støtte for kontrol af foreningens projekter og til opsøgning og undersøgelse af nye projekter kan foreningen give tilskud til flyrejsen mellem Danmark/Europa og Nepal/Asien. Dette skal dog være i et rimeligt omfang, som står mål med mængden af foreningens øvrige forpligtelser og økonomi. Rejsestøtten må aldrig undergrave den økonomi, som er nødvendig for § 8.2’s opretholdelse. Rejsestøtten kan udelukkende gives til personer, nepaleser eller europæer, som yder et væsentligt bidrag for foreningen, økonomisk eller/og arbejdsmæssigt, eller hvis aktivitet og tilstedeværelse i Nepal/Asien respektive Danmark/Europa anses som væsentlig for foreningens fremme eller for foreningens opfyldelse af sine formål. 8.5. Foreningen må ikke virke hæmmende på privat foretagsomhed og private initiativer i Nepal/Asien. Et overskud ved personlig indsats (arbejdsmæssigt og økonomisk) bør tilfalde vedkommende. Den enkelte kan udfolde sig under Himalayan Project’s navn, og Himalayan Project kan profilere sig på den enkeltes indsats. Et overskud opnået ved foreningsarbejdet med fælles indsats og for foreningens økonomi skal tilfalde foreningen. Himalayan Project fungerer som støtte, hjælper, koordinator, arrangør, organisator, garanti, erfaringsbank, igangsætter, kontaktflade, struktur, profilering, tryghed, springbræt, paraply m.v.

§ 9. Der skal i Nepal være en eller flere velfungerende person/-er eller organisation/-er som både kan og vil samarbejde med Himalayan Project og som er uafhængige af de berørte projekter. Ovennævnte samarbejdspartner/-re skal tildeles ansvar i Nepal for enkeltprojekters implementering, monitorering, kvalitetssikring og rapportering. Den nepalesiske samarbejdspartner skal kunne forvente en aflønning for sin indsats. Denne forhandles med og afholdes af Himalayan Project. Himalayan Project kan af en donor tildeles ansvar for et projekts gennemførelse, og et administrationsbidrag vil da blive opkrævet. Et sådant projekts gennemførelse skal ske i samråd med bestyrelsen. Himalayan Projekt kan selvstændigt gennemføre projekter eller dele af projekter i Nepal. Mindre projekter, som på ingen måde kan komme til at belaste foreningens økonomi, gennemføres i samråd med bestyrelsen, mens større projekter skal godkendes af medlemmerne under den årlige generalforsamling. Alle rapporter og delrapporter om projekter skal udgives på Himalayan Projects hjemmeside, og de skal refereres på den årlige generalforsamling. Der må ikke udbetales beløb, der kan have Foreningsvedtægter, Side 3 karakter af korruption eller bakshish (smøring af systemet), dog undtaget mindre erkendtligheder eller et rimeligt honorar.

§ 10 Administrator forestår foreningens drift således, at den til enhver tid kan kontrolleres af bestyrelse og revision. Foreningens midler skal hovedsagelig være indsat på bankkonti. Administrator sørger for, ved kontakt til offentlige myndigheder, herunder SKAT, politidirektør, region og kommune, at foreningens godkendelser er i overensstemmelse med foreningens arbejdsvilkår. Ved årsregnskabets afslutning skal formanden attestere samtlige bilag og regnskabet gennemgås og påtegnes af revisor.

§ 11. Foreningens generalforsamling afholdes årligt inden udgangen af marts. Generalforsamlingen skal indkaldes skriftligt og indeholdende: Dagsorden, formandens beretning samt et kontrolleret og af bestyrelsen godkendt regnskab. Indkaldelsen skal sendes til alle medlemmer og bidragsydere, som har ydet bidrag indenfor det sidste år før generalforsamlingens afholdelse, med minimum 21 dages varsel. Kun medlemmer, som kan fremvise gyldigt medlemskort i form af kvittering for indbetalt medlemskontingent mindst 8 dage i forvejen, har stemmeret; men alle interesserede er velkomne.

§ 12. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. 12.1. Generalforsamlingen indledes med valg af dirigent, referent og stemmetællere. 12.2. Der aflægges Beretning af Formanden, samt af Udvalgsformænd, indeholdende en redegørelse om årets aktiviteter, samt ønsker og idéer for fremtiden. 12.3. Bestyrelsen fremlægger revideret regnskab til godkendelse. 12.4. Beretning og regnskab godkendes af generalforsamlingen under ét. Hvis denne ikke kan godkende beretning og regnskab, fratræder den samlede bestyrelse. Genvalg kan ske. 12.5. Der behandles forslag, som er indkommet skriftligt til bestyrelsen mindst 8 dage før generalforsamlingens afholdelse, dog således at forslag, som vil medføre vedtægtsændringer, skal være indkommet senest den 15. januar. 12.6. Forslag til kontingent og budget fremlægges af bestyrelsen. 12.7. Valg til bestyrelsen og suppleanter til denne. Valgperioden er to år, således at tilnærmelsesvis halvdelen af bestyrelsesmedlemmer er på valg. Der skal gennemføres skriftlig afstemning, såfremt der er flere kandidater end bestyrelsesposter på valg. 12.8. Valg af revisor og revisorsuppleant. Begge er på valg hvert år. Genvalg kan finde sted. 12.9. Under eventuelt er der åben debat om foreningens vilkår og fremtid.

§ 13. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, såfremt: 13.1. en vigtig beslutning af større konsekvens for foreningen skal tages. 13.2. et projekt med større økonomisk konsekvens for foreningen ønskes igangsat. 13.3. bestyrelsen ikke kan fortsætte. 13.4. en tredjedel af medlemmerne eller bestyrelsen ønsker foreningen opløst. Indkaldelse med dagsorden, og evt. forslag til valg af ny bestyrelse, skal udsendes skriftligt – pr. brev eller som e-mail – til samtlige medlemmer med mindst 21 dages varsel.

§ 14. Bestyrelsesmøder afholdes efter behov. Det indkaldende bestyrelsesmedlem skal med mindst 1 uges varsel fremsende skriftlig dagsorden til de øvrige bestyrelsesmedlemmer, og så vidt det er muligt skal hele bestyrelsen være samlet. Hvert bestyrelsesmøde skal føre til optagelse af referat, som skal godkendes ved næste møde.

§ 15. Almindelige valg og beslutninger indenfor bestyrelsen bør være enstemmige; men mindre afgørelser kan besluttes af et flertal i bestyrelsen med samtidig protokolførelse. Foreningsvedtægter, Side 4 15.1. Almindelige valg og afstemninger under generalforsamlingen vedtages ved almindeligt flertal blandt de fremmødte. 15.2. Ændringer i vedtægter skal afgøres på generalforsamlingen ved to-tredjedeles flertal blandt de fremmødte. Afstemning ved fuldmagt kan foretages. 15.3. Ophævelse af foreningen kan besluttes under en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, efterfulgt af en ekstraordinær generalforsamling, afholdt med mindst 14 dages mellemrum. Brevstemme og afstemning ved fuldmagt kan foretages. Foreningsophævelse kræver to-tredjedeles flertal af de afgivne stemmer ved den første generalforsamling og ved simpelt flertal af de afgivne stemmer ved den anden generalforsamling.

§ 16. Til udførelse af projekter og opgaver nedsættes det nødvendige antal udvalg af bestyrelsen. Et udvalg bør bestå af en formand, en sekretær og et antal medlemmer. Samme person kan udmærket sidde i flere udvalg. Såfremt et projekt overtages af en anden forening eller organisation, skal bestyrelsen være villig til at udpege et medlem til at sidde i denne organisations udvalg vedrørende projektet. Ethvert udvalg skal lade referat fra udvalgsmøder tilgå bestyrelsen, ligesom de skal aflægge beretning for generalforsamlingen.

§ 17. Såfremt foreningen opløses, skal dens midler overgå til anden forening eller offentligt hjælpeprogram, som er hjemmehørende i Danmark, som har et almenvelgørende eller på anden måde almennyttigt formål, som kan og vil forpligte sig til at videreføre de igangværende projekter. Denne anden forening kan udmærket være en forening, som er nyetableret specielt til formålet. Det skal dog være en betingelse, at den nye forenings vedtægter skal godkendes af en advokat eller en statsautoriseret eller registreret revisor, som skal berigtige at de indsamlede midler, kan tjene den nye forenings formål uden at bidragyderne kan føle deres bidrag misbrugt. Det skal også være muligt, at hensætte den ophørte forenings kapital på én eller flere fonds, hvis afkast skal begunstige de igangværende projekter, som den ophævede forening efterlader. Sevel Kro torsdag den 26. november 1998. Med ændringer i § 3 den 26. februar 2001 samt i § 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15 og 17. den 5. marts 2009 samt i § 1, 3 og 17 den 16. Marts 2010 samt i § 6, 8.1, 10, 12.3 og 12.8 den 2. marts 2017